Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on KoukkuHelmen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 7.8.2021. Viimeisin muutos 7.8.2021.

Rekisterin ylläpitäjä

KoukkuHelmi, Irja Mäkelä

Valimokuja 2 C 91

04410 Järvenpää

Rekisterin yhteyshenkilö

Irja Mäkelä, Valimokuja 2 C 91, 04410 Järvenpää, asiakaspalvelu(at)koukkuhelmi.fi

Rekisterin nimi ja ylläpidon peruste

Henkilötietolain §19 mukainen asiakasrekisteri

KoukkuHelmen uutiskirje (sähköposti)

Rekisteriin liittyvät sivustot

  • https://koukkuhelmi.fi
  • https://www.instagram.com/koukkuhelmi

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilötietolaki §19
  • henkilön suostumus sähköpostilla tai muulla tavalla

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

  • asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
  • palvelujen toteuttaminen
  • sivustojen kehittäminen
  • mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  • tuotteiden ja palvelujen markkinnointi sekä tietojen tilastointi ja analysointi
  • kumppanuus- ja affiliatemarkkinoinnin toteuttaminen
  • jälleenmarkkinointi käyttäen Facebookin, Googlen sähköisiä ja Mailchimpin sähköisiä työkaluja

Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tiedot tilatuista tuotteista ja palveluista, verkkoyhteyden IP-osoite, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tiedot, sivuston käyttäjän luvat ja suostumukset ja käyttötiedot, kuten linkkien klikkaaminen, vieraillut sivut tai postaukset ja toimintojen ajankohta.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeitä käytetään palvelun kehittämiseen ja asiakaskokemuksen parantamiseen.

Asiakasrekisteriä tarkastellaan 6 kuukauden välein. Käyttäjän tiedot tuhotaan, kun se ei enää ole tarpeellinen käyttötarkoitusta varten. Henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta sen jälkeen, kun käyttäjä on avannut viimeisen sähköpostin tai markkinointikirjeen.

Verkkokaupassa asioineiden tietoja säilytetään kirjanpitolain määrittelemän ajan (10 vuotta).

Maksuliikenteen tiedot

Tiedot täydentyvät kun verkkokauppa otetaan käyttöön.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tietoja saadaan myös evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta sivullisille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sähköpostilistalla olevien käyttäjien tietoja (etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite) siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille:

  • Mailchimp sähköpostimarkkinointiohjelma
  • Google Forms kyselylomakkeet

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriin on käyttöoikeus niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yrityksen osoitteeseen yhteyshenkilölle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Linkit kolmansien osapuolien verkkosivuille

Sivuston palveluissa ja sivustoilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä.

Jos käyttäjä siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin, evästeiden keruutietoihin ja muihin sovellettaviin käyttöehtoihin  itse.

Mitä evästeitä sivusto käyttää?

Sivusto käyttää mm. Google Analyticsin analyysievästeitä, joilla parannetaan sivuston toimivuutta. Sivustolla voidaan käyttää myös Facebookin ja Googlen kohdistettuja tai mainosevästeitä, jotka eivät kuitenkaan sisällä henkilötietoja.

Evästeiden poistaminen

Jos haluat poistaa evästeitä selaimesta tai estää niiden käytön, sinulla on siihen täysi oikeus. Sinun kannattaa tutustua selaimesi asetuksiin, koska toimenpiteet ovat aina selainkohtaisia. On kuitenkin tärkeää huomata, että jos päätät toimia näin, se saattaa vaikuttaa palveluiden tehokkaaseen käyttöön. Sallimalla evästeet varmistat sivuston sujuvamman käytön.

Lisätietoja

Lisätietoja voi tarvittaessa pyytää rekisterin ylläpitäjältä.